Social Media Guidelines freundlich vermitteln

Ein Schreckgespenst geht um in deutschen Firmen: das Mitmach-Web, also Plattformen wie Blogs, Social Networks, YouTube oder Twitter – mithin alles, was man diese Saison gerne unter dem Begriff “Social Media” zusammenfasst. User-Generated Content allerorten – da sorgen sich viele Unternehmenslenker um ihre Firmengeheimnisse, den guten Ruf des Unternehmens oder auch um die Konzentration der Mitarbeiter auf das Kerngeschäft. Social Media Guidelines sollen’s nun richten.

Immer mehr Menschen nutzen Social Media privat ebenso wie beruflich, und eine klare Grenzziehung ist schon längst nicht mehr möglich. Somit gibt es im Wesentlichen vier Bereiche, in denen Social Media für Unternehmen relevant sind:

* Berufliche Nutzung in der Arbeitszeit. Einerseits gibt es immer mehr hausinterne Social-Software-Plattformen mit der Zielsetzung “Enterprise 2.0″ (also elegantere und schnellere Zusammenarbeit auf der Basis von Web-2.0-Technik), andererseits gehört das Bloggen und Twittern zum Berufsalltag zum Beispiel von PR- und Marketing-Mitarbeitern.

* Berufliche Nutzung in der Freizeit. Für viele Mitarbeiter endet die Arbeitszeit schon längst nicht mehr mit dem Verlassen des Unternehmensgeländes, nicht mal mehr mit dem Zuklappen des Notebooks im Home Office: Dank iPhone, Blackberry und Co. ist man auch unterwegs und letztlich sogar rund um die Uhr erreichbar. (Und wieso kapiert der Kollege in Kalifornien eigentlich nicht, dass es nicht nur die vier US-Zeitzonen gibt? Seufz!)

* Private Nutzung in der Arbeitszeit. Da gibt es vor allem das Chatten, Twittern und YouTube-Gucken im Büro, das so viele Vorgesetzte fürchten – und bei dessen Bekämpfung sie dank zunehmender Verbreitung von Smartphones auf verlorenem Posten stehen, auch wenn sie’s oft noch nicht zugeben wollen. (Kleiner Trost: Jene Mitarbeiter, die Arbeitszeit mit Social Media verdaddeln, bekämen dies auch ohne YouTube, Twitter und Co. genausogut hin – das ist kein Technikproblem, sondern eines der Arbeitseinstellung!) Außerdem gibt es aber im Enterprise 2.0 auch durchaus Ansätze, dass Mitarbeiter auf unternehmenseigenen Collaboration-Plattformen durchaus Privates einbringen können und sollen – denn auch das dient der Unternehmenskultur und kann den intellektuellen Austausch über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg fördern.

* Last but not least: die private Nutzung in der Freizeit. Da könnte man erst mal denken: Das geht doch den Arbeitgeber nichts an – würde die “Consumerization” (also die Grenzverwischung zwischen beruflicher und privater IT-Nutzung) nicht in beide Richtungen wirken. Wenn jemand privat unter seinem richtigen Namen postet und twittert (statt unter einem Alias oder Pseudonym), woher soll das Gegenüber dann wissen, dass dieses Posting nun eben nicht vom Unternehmenshandy abgesetzt wurde sondern vom privat erworbenen Gadget? Wie privat kann ein Blog-Post sein, wenn ich weiß, er stammt von einem hochrangigen Mitarbeiter der Firma XYZ? Hinzu kommt, dass zum Beispiel auch private Tweets öffentlich sind – was schon manchen über den Chef schimpfenden Tweeter seinen Job gekostet hat.

Die Sorge um unangebrachte, unbedachte oder auch exzessive Nutzung von Social Media ist häufig berechtigt, und darum geben immer mehr Unternehmen Social-Media-Guidelines heraus (was auch hier schon Thema war, siehe “Social-Networking-Richtlinien: Notwendig, übel oder notwendiges Übel?“). Um dies zu fördern, hat zum Beispiel die Fachgruppe Social Media im Bundesverband Digitale Wirtschaft BVDW e.V. kürzlich einen eigenen Gratis-Leitfaden namens “Social Media Richtlinien: 10 Tipps für Unternehmen und ihre Mitarbeiter” vorgestellt, der als Grundlage für unternehmenseigene Handlungsvorgaben dienen soll.

Anders als bei den vielen Vorschriften, Richtlinien und Verhaltenskodizes der Business-Welt verkompliziert sich die Lage in Fall der Social-Web-Techniken dadurch, dass es sich – wie oben beschrieben – eben nicht um eine rein firmeninterne Angelegenheit handelt. Deshalb müssen Unternehmen – wie etwa auch im Fall der Security-Awareness – besonders darauf achten, ihre Mitarbeiter zum verantwortungsvollen Umgang mit den sozialen Medien zu motivieren, statt die mit Verboten, Vorschriften und dem Androhen von Konzequenzen zu verprellen.

Im Prinzip wissen das die Unternehmen – daher die Vorliebe für Richtlinien, Guidelines und Handlungsanleitungen statt für pauschale Verbote. Dennoch sind die Guidelines häufig im Stil eines “Hauptsache, wir haben’s mal schwarz auf weiß mitgeteilt” gehalten, wie zum Beispiel die Richtlinen des britischen Fernsehsenders BBC.

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Manchmal stößt man zum Glcük auf Beweise, dass es auch anders geht. Ein zurecht gern zitiertes Beispiel dafür ist die Social-Media-Broschüre von Kodak: Sie ist nicht nur kompetent zusammengestellt, sondern auch sehr ansprechend aufbereitet – nicht nur nützlich, sondern auch motivierend.

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Um den Unternehmen nicht nur eine Basis für die inhaltliche Diskussion zu geben (dafür findet man im Web bereits zahlreiche Beispiele), sondern zudem eine Anregung, wie man Social-Media-Guidelines freundlich und mit einem kleinen Augenzwinkern darstellen kann, haben der LANline-Cartoonist Wolfgang Traub und ich unter Verwendung diverser LANline-Titelgrafiken einen kleinen Social-Media-Leitfaden erstellt, der auf Slideshare kostenlos abrufbar ist. Mit solchem “Communitainment” können Unternehmen ihre Mitarbeiter hoffentlich eher dazu anregen, sich aus intrinsischer Motivation heraus verantwortungsvoll zu verhalten. Hier ein Beispiel für einen unserer Tipps:

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Da Fachleute wie zum Beispiel Prof. Michael Koch von der Universität der Bundeswehr in München/Neubiberg dazu raten, solche Guidelines kurz und knapp zu halten (siehe mein Interview mit Prof. Koch), haben wir uns auf 12 Tipps beschränkt. Dennoch oder gerade deshalb hier die Frage: Fehlt etwas? Muss ein Punkt noch unbedingt mit rein? Ich freue mich auf Feedback!

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